Ada 83 Program Studi di Unsri saat ini, S0, S1, S2, S3, Dokter Spesialis
Bila ada permasalahan/temuan dalam auditor/proses audit dicari alternatif pemecahan permasalahan bukan dicari-cari kesalahan pedoman acuan amai/auditor, sementara ini yg dipedomani untuk amai unsri buku pedoman fakultas.
etika auditor mejaga kerahasiaan pihak teraudit.
Dalam melaksanakan audit tidak boleh mengaudit program studi kita sendiri, jadi boleh audit dalam fakultas yg sama tetapi tidak boleh audit prodi sendiri. untuk indepnedensi dan objektifitas.
Tim jaminan mutu dapat dibantu oleh auditor amai fakultas itu sendiri dalam mempersiapkan dokumen jaminan mutu.
BAN PT adalah audit nasional yang akan menilai akreditasi prodi.
ISO adalah audit internasional yang menjamin sistem manajemen.
Salah satu tugas UPM fakultas adalah menindaklanjuti keluhan steakholder misalnya mahasiswa tidak mendapatkan keinginan yg sesuai dengan yg diharapkan mahasiswa.
Survey kepuasan pelanggan yang terukur.
Kode etik: nilai-nilai etika yang disepakati untuk ditaati bersama.
Harus ada buku panduan berupa piagam amai yg mengatur tugas para auditor sehingga menjadi standar, pada batas mana auditor itu melanggar sebagai acuan.
Audit sistem: desk evaluation
kegiatan yg dilakukan terhadap dokumen milik prodi yang akan digunakan auditor untuk menyusun check list (daftar pertanyaan)
Tim audit menyusun daftar pengecekan untuk persiapan audit kepatuhan (visitasi) sesuai yang dipinta oleh client atau pihak menajemen yang teraudit.
check list tidak boleh dibaca atau diberikan kepada teraudit.
Checklist sebaiknya dibuat dalam bentuk kalimat tanya yang jawabannya ya atau tidak, setuju atau tidak.
Aspek positif terstruktur, sedangkan negatif tidak sesuai di lapangan, sebaiknya auditor mencari peluang apa yang akan dikembangkan dengan mencari data dari pertanyaan yang dikembangkan.
Bila check list menghasilkan jawaban tidak, maka tim auditor harus mengklasifikasi apakah termasuk: observasi, KTS ringan atau KTS berat. OB=observasi, KTS=ketidak sesuaian.
Observasi adalah temuan ketidakseuaian yang perbaikannnya dapat dilakukan dalam hitungan menit/singkat, bisa segera diselesaikan. mis: dosen belum tandatangan DPNA atau surat belum diberi stempel.
KTS ringan: ketidaksesuaian yang tidak menyebabkan hambatan serius pelaksanaan kegiatan, atau proses masih bisa berjalan. sesuatu yang wajib ada dan dapat disediakan oleh teraudit. misalnya: disampaikan GPBB tetapi dokumenya belum tersedia dan dapat dilengkapi.
KTS berat: ketidak sesuaian yang menyebabkan proses tidak berjalan meyebabkan kehilangan pelanggan, misalnya akreditasi belum, visi misi tidak ada, struktur organisasi belum dibuat dan belum disahkan oleh senat.
Daftar pertanyaan adalah apa yang akan diklarifikasi pada saat visitasi. Dokumen rekaman mutu akan didapatkan pada saat visitasi.
Lingkup yang akan diaudit adalah standar yang dibuat oleh institusi teraudit. misalnya rektor atau dekan yang meminta diaudit prodinya.
Dokumen evaluasi diri fakultas atau prodi ditinjau oleh tim audit apakah sesuai dengan acuan dari dikti, standar minimal dalam pelaksanaan prodi sudah ada aturannya apakah sudah sesuai atau belum.
Pada saat visitasi minta dokumen yang akan diaudit itu sebelumnya untuk dipelajari (audit sistem) minta klarifikasi bila ada temuan pada saat visitasi (audit kepatuhan).
Rasio dosen tetap: jumlah mahasiswa
1 : 30 ideal
seharusnya yang berjumpa dengan auditor adalah orang yang menguasai dokumen yang akan diaudit. Yang didandani harus sempurna maka yang menyiapkan dan mempresentasikan orang yang khusus menguasai betul rekaman/bukti dokumen tadi.
Dokumen evaluasi diri disiapkan oleh UPM agar seragam untuk semua prodi sesuai dengan standar yang dikendalikan oleh UPM. Jadwal pengisian dan pelaporan diatur oleh UPM. Kapan visitasi dan akreditasi diatur oleh UPM.
Jika memang belum ada standar mutu, maka dapat menggunakan 7 pertanyaan pada standar BAN PT.
Kesepakatan tim audit harus menentukan standar apa yang akan diaudit dan menyusun check list. Apa yang diingikan pelanggan, apa yang tidak terpuaskan. Standar universitas sriwijaya mungkin tidak sama dengan univeritas lainnya di indonesia.
Temuan audit: isinya lengkap dan panjang mendetil
Ringkasan temuan audit: ringkas dan ada katagorinya OB, KTS
Permintaan tindakan koreksi sebagai uraian yang menentukan tindak lanjut yang akan diambil
checklist:
Aktivitas = lingkup audit (mis: kurikulum, GBPP, SAP)
Bila pada point yang telah sempurna (ada) maka tidak perlu lagi tindak lanjut, tetapi bila jawabannya tidak ada maka perlu dicari lagi kelanjutannya untuk mengetahui permasalahannya.
apabila sudah ada perbaikan dari temuan sebelumnya maka status di close tidak lagi open atau menjadi ok. dan tidak perlu tindaklanjut lagi.
tanggal batas tanggapan adalah batas waktu dari tanggapan atas temuan tersebut.
Katagori dari temuan berdasarkan checklist: ada atau OK atau sesuai, OB, KTS
masing-masing temuan harus diberi tanggapan dari manajemen atau pihak auditan.
matakuliah yang mendorong hardskill misalnya praktek di lapangan, tdk hanya teori.
dilihat peta kurikulum untuk melihat kesesuaian kurikulum. Misalnya mata kuliah apa yg dapat mendukung soft skill tetapi ternyata tidak sesuai, lihat GBPP sesuai atau tidak mendukung softskill. lihat buktinya apa, rekaman contohnya.
visitasi ke 9 prodi yang akan dijadikan sampel, dibagi kelompok 9 kel. berdasarkan daftar hadir.
pada saat visitasi sebaiknya para auditor sudah benar-benar mempelajari bahan yang akan di visitasi karena jika kurang paham dan mengetahui maka akan tidak efektif dan efisien, alias spending time. eh ternyata ngak jadi hanya 5 prodi eh ternyata ngak jadi hanya 4 prodi.
Komponen yang di audit berupa: Kurikulum apakah sudah di perbaharui, kapan revisi terakhir, yang penting ada berita acara dan dokumen tentang lokakarya kurikulum serta SK rektor yang menyetujui perubahan kurikulum tersebut.
SAP dan GBPP untuk tiap mata kuliah harus dilengkapi karena berpengaruh dalam proses belajar mengajar yang menentukan arah kompetensinya.
Prosentase komposisi pembagian mata kuliah harus disusun berdasarkan: kompetensi utama, kompetensi pendukung, kompetensi lainnya, berapa jumlah mata kuliah tiap kompetensi dan prosentasenya.
SAP dan GBPP harus disosialisasikan kepada mahasiswa pada saat awal kontrak perkuliahan.
Visi dan Misi program studi harus disosialisasikan misalnya dengan banner atau papan pengumuman sehingga semua civitas akademika memahaminya.
Katagori observasi dibuat temuannya apa, tetapi bila tidak dilakukan tidak apa-apa, tidak ada sangsi
KTS ringan: perlu perbaikan dan ada target penyelesaian tetapi dapat diselesaikan dalam waktu yang singkat dan tidak mengganggu operasional kegiatan.
KTS berat: harus ada dan bila tidak dapat dipenuhi maka akan dicabut sebagai sangsi yang berat, yang menyebabkan proses tidak berjalan dan hilangnya pelanggan.
FTPP: formulir tindakan pencegahan dan perbaikan akan dikeluarkan bila setelah target penyelesaian kts tetapi belum diselesaikan pada waktu dan targetnya. form ini dikeluarkan selama kasus kts belum di close bila telah di close maka ftpp tidak dikeluarkan lagi.
diperlukan keseragaman dengan menentukan indikator yang menjadi kesepakatan pihak auditor secara bersama sebelum melakukan visitasi, sehingga ada keseragaman dalam pemahaman.
format pada SAP dan GBPP harus ada 4 komponen minimal:
tujuan, materi, proses, informasi.
Silabus dan GBPP adalah jabaran dari Kurikulum.
SAP adalah jabaran dari silabus atau GBPP.
Kurikulum revisi 5 tahun terhitung sejak ditetapkan SK rektor tentang kurikulum terakhir.
seharusnya kurikulum dievaluasi setiap tahun untuk melihat relevansi dengan perkembangan
keilmuan. tetapi seharusnya tidak ada waktu yang pasti tetapi fleksibel sesuai kebutuhan
maka bisa 2 thn, 3thn atau 5 tahun sesuai kebutuhan, tetapi maksimal 5 thn ada revisi.
karena jika setiap saat dalam waktu yang singkat akan
banyak dampaknya tehadap psikologis dan hal lainnya.
dalam borang akreditasi untuk penyusunan kurikulum melibatkan pihak external
atau steakholder dan alumni. Setiap semester dapat dilakukan evaluasi kurikulum tetapi
dalam hal implementasi atau materi ajar.
Dalam temuan hasil audit tidak hanya yang bersifat negatif, tetapi hal yang bersifat
positif pun dapat dijadikan rekomendasi dan dapat menjadi acuan untuk perbaikan prodi
yang lain.
